4.03 Mb.Название страница16/37Т.В. КузнецовойДата конвертации15.01.2013Размер4.03 Mb.Тип 16 7.3. Протокол Протокол занимает особое место в системе организацион]но-распорядительных документов. С одной стороны, его мож]но отнести к информационным документам (так как он содер]жит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой ЂЂЂ протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распоряди]тельные документы. Протокол ЂЂЂ документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конфе]ренциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии ко]митетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Обязательному протоколированию подлежат собрания ак]ционеров, заседания советов директоров. Протоколы представляются в органы государственной вла]сти для регистрации (например, при регистрации коммерче]ских банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.). Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона. В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или сте]нографическая. Краткий протокол ЂЂЂ фиксирует обсуждавшиеся на заседа]нии вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения (см. с. 94). Такой протокол рекомендуется вести только в тех слу]чаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты вы]ступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер. Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся во]просы, принятые решения и фамилии выступавших, но и дос]таточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мне]ния, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную кар]тину заседания (см. с. 95ЂЂЂ96). Стенографический протокол составляется на основе стено]графического отчета о заседании (стенограммы) и дословно пе]редает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку реше]ния по нему. Полный и стенографический протоколы составляют на ос]нове рукописных стенографических или магнитофонных запи]сей, которые ведутся во время заседания. Все виды протоколов оформляются на общем бланке, кото]рый включает следующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), место для проставления даты, индекса документа, место составления прото]кола, место для заголовка к тексту. Датой протокола является да]та заседания (протоколы, как правило, оформляются после засе]дания). Если оно продолжалось несколько дней, то дата протоко]ла включает даты начала и окончания. Например: 21-24.01.2000. Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календар]ного года или срока полномочий коллегиального органа. Заголовок к тексту протокола, как правило, отражает вид за]седания или коллегиальной деятельности и согласуется с назва]нием вида документа. Например: Протокол ЂЂЂ заседания колле]гии; ЂЂЂ собрания трудового коллектива; ЂЂЂ совещания начальни]ков структурных подразделений. Текст протокола включает вводную и основную части. В вводной части протокола после заголовка приводятся фа]милии и инициалы председателя и секретаря заседания (в крат]кой форме протокола эти сведения опускают). С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном по]рядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на за]седание. При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Подсчет участников проводится по спи]скам регистрации, которые передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу. В вводную часть протокола включается повестка дня. В ней перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих (докладчиков) и закреплена последовательность их обсуждения. Повестка дня заседания, как правило, составля]ется заранее и должна включать оптимальное количество вопро]сов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня. Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», которые печатаются с абзаца, для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопро]са и постановляющей части, формулирующей решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа. Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают пред]седатель и секретарь. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку (см. с. 97). При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, во]прос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, от]ражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подпи]си, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для пред]ставления в другую организацию, то она заверяется печатью. 7.4. Информационно-справочные документы К информационно-справочным документам относят пись]ма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти доку]менты предназначены либо для передачи информации от од]ного адресата к другому, либо для фиксации каких-то инфор]мационных сведений. В отличие от распорядительных доку]ментов эти документы могут не требовать исполнения. Ин]формация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению*. * Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управле]ния), с. 118.Акт Акт ЂЂЂ это документ, составляемый группой лиц (преимущест]венно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инв
7.3. Протокол - Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой
Комментариев нет:
Отправить комментарий